Nechajte na serveri len potrebné e-maily
V praxi dosť zriedkavo musíte vyhľadávať v starších e-mailoch. Preto pokiaľ požívate na svoje e-maily priestorovo obmedzený webhosting, neoplatí sa nechávať staré e-maily na serveri. E-maily na serveri sú výhodné vtedy, keď nie ste u svojho počítača a potrebujete k nim prístup v teréne. Môžete sa rozhodnúť, ktoré najstaršie e-maily nechávať na serveri.
V Microsoft Outlook je možné nastaviť, aké staré e-maily sa majú nechať na serveri. Outlook pri každom zapnutí alebo stiahnutí e-mailov skontroluje toto nastavenie a automaticky vymaže staršie e-maily podľa nastavenia. Tieto nastavenia nájdete v časti Nastavenie serveru > Ponechať správy na serveri
Môžete si zvoliť napríklad také nastavenie vo vašom Outlooku, že Outlook automaticky vymaže všetky e-maily zo serveru staršie ako 14 dní. Tým uvoľníte priestor na serveri a nemôže sa stať, že sa zaplní. Počet dní samozrejme závisí od toho, k akým najstarším e-mailom sa potrebujete aktuálne dostať, aj keď ste mimo vášho počítača, a aké veľké prílohy vám posielajú. Ak tieto dve podmienky chcete skĺbiť, musíte si zvoliť adekvátnu veľkosť priestoru na serveri pre vaše e-maily.
Preto čisto teoreticky, ak potrebujete mať on-line prístup k všetkým e-mailom z posledných 14 dní a viete, že priemerná veľkosť prílohy jedného e-mailu je 2MB a v priemere denne dostanete 10 e-mailov, tak na serveri potrebujete max. 350 MB voľného priestoru na tieto e-maily aj s rezervou. Ak priemerná veľkosť e-mailov sú 3 MB tak sa môžete rozhodnúť, či zvýšiť priestor na serveri, alebo znížiť počet dní.
Touto stratégiou správy e-mailov, ak necháte dostatočnú rezervu priestoru na serveri (cca 10-20%), sa vám nemôže stať, že sa vaša e-mailová schránka zaplní.
Záloha Outlook prostredníctvom programu MailStore Home
Ako ochrániť vaše staré e-maily pred problémami s vašim počítačom? Urobte si archív na externý pevný disk alebo na USB kľúč. Pre vytvorenie archívu vám pomôže bezplatný archivačný program e-mailom s názvom MailStore Home, ktorý si môžete zdarma stiahnuť zo stránky výrobcu.
MailStore Home, s veľmi jednoduchým a intuitívnym ovládaním, vám urobí archív z vašich e-mailov buď na externý pevný disk, alebo na USB kľúč. Nezáleží pritom, či používate Microsoft Outlook, Windows Mail, Live Mail, alebo Mozilla Thunderbird. Veľkou výhodou je, že pokiaľ nepotrebujete obnoviť staré maily a napriek tomu potrebujete nájsť jeden konkrétny e-mail, vo vytvorenom archíve môžete veľmi jednoducho aj vyhľadávať. To znamená, že po otvorení vášho archívu MailStore Home funguje ako napríklad Outlook.
Zvoľte si aj časové obdobie, kedy budete robiť archív. Môžete každý rok urobiť veľkú archiváciu, alebo dokonca aj častejšie. Táto doba záleží aj od toho, ako sa staráte o svoj počítač a Windows, čiže aké veľké je riziko, či sa niečo pokazí počas roka a bude potrebné preinštalovať, opraviť.
Ak používate vaše e-maily vo firemnom prostredí s obmedzeným webhostingom a záleží vám, aby sa vaša schránka nezaplnila a vaše náklady na priestor e-mailov zostali zachovalé, vyššie uvedenou stratégiou správy e-mailov dokážete efektívne pracovať.
Samozrejme, súčasné moderné možnosti neobmedzených hostingov a cloud služieb uvedené starosti elegantne riešia. Tieto témy sú však mimo rozsah tohto článku. Máte iné skúsenosti, robíte zálohu mailov oveľa efektívnejšie? Napíšte vaše skúsenosti do komentárov nižšie.
